Cómo configurar cuenta de correo electrónico corporativo en Gmail

En el siguiente tutorial veremos cómo configurar nuestro correo corporativo creado en cPanel (por ejemplo) para que los mails se reciban y envíen directamente desde Gmail usando los protocolos POP3 y SMTP.

1. Obtener datos de configuración del correo electrónico en cPanel

Obviaremos la creación del correo en cPanel, partiendo de que ya tenemos el correo electrónico creado.

Yendo a «Check email» podremos ir abajo donde dice «Configure Mail Client» y ver los datos del correo electrónico, algo así:

Vamos a utilizar los datos de la izquierda, importante para que los mails lleguen bien y la información sea segura.

Necesitaremos por tanto los siguientes datos:

Nombre de usuario

En nombre de usuario por defecto cPanel te pondrá el mail completo, por ejemplo hola@davidcuesta.es.

Contraseña

Es la contraseña que hayas configurado cuando creas el mail.

Si quieres cambiarla puedes ir a cPanel > Emails > Configure, y ahí puedes editarla.

Servidor entrante

Necesitaremos estos datos para configurar poder recibir los correos en Gmail usando el protocolo POP3.

NOTA: El protocolo POP3 permite recibir todos los mails en Gmail y que se borren del servidor, evitando problemas de espacio en el disco duro del servidor. Lo malo que Gmail nos pone un límite de 5 cuentas de mail configuradas con este protocolo.

Servidor de correo

Esta configuración nos servirá para configurar el envío de correos desde Gmail usando el mail corporativo, por ejemplo mandar mails usando de dirección hola@davidcuesta.es sin salir de nuestro Gmail.

2. Ir al panel de configuración de «Cuentas e importación» en Gmail

Vamos a la opción que nos permitirá añadir nuestro correo en Gmail.

Ir a configuración de tu panel de Gmail

Clic en «Ver todos los ajustes»

Seleccionar la pestaña «Cuentas e importación»

En la barra superior que se sitúa justo debajo de «Configuración», cuarta opción, en la foto la ves en color azul claro: «Cuentas e importación»

Lo que nos interesa está en el recuadro azul oscuro.

3. Configurar correo corporativo en Gmail con POP3

Clicamos en «Añadir una cuenta de correo» para empezar el proceso.

Se va a abrir una ventana emergente amarilla, si no se abriera vuelve a probar, a veces la puede bloquear el navegador.

Añadimos el correo a configurar

En la primera ventana introducimos el correo electrónico corporativo y clicamos en Siguiente.

Elegimos POP3 y Siguiente

En la siguiente ventana dejamos la opción de Importar correos electrónicos usando el protocolo POP3 y clicamos en el botón «Siguiente».

Añadir los datos de configuración del correo electrónico

En la siguiente ventana nos pedirá los datos de configuración que vimos en el punto 1.

A tener en cuenta para cada punto:

• Nombre de usuario: el correo electrónico completo.
• Contraseña: la que elegimos en la configuración inicial.
• Servidor POP: es el de la configuración, que en la mayor parte de los casos será mail. seguido de tu dominio.
• Puerto: para el protocolo POP3, como indica la configuración arriba, en nuestro caso 995.
• Casilla para dejar una copia del mensaje: si la marcas, cada correo recibido se guardará en el servidor, ocupando espacio en el servidor (alojamiento de tu web y tu mail). Si se llenara tendrías que ir a cPanel a borrar los mails antiguos para poder recibir más emails. Con este protocolo POP3 es recomendable no marcar la casilla así los mails los manejas todos únicamente desde Gmail, salvo que queramos una copia de seguridad en nuestro servidor.
• Casilla Utilizar siempre una conexión segura SSL: Recomendable marcarla si tu servidor tiene certificado SSL (en caso que el dominio sea https://… sí que lo tiene), esta opción encripta los mensajes para que no puedan ser leídos en conexiones compartidas o hackeadas.
• Etiquetar los mensajes entrantes con: Si lo marcas crearás una «carpeta» de Gmail situada al margen izquierdo donde se etiquetarán todos los mails que recibas desde esta dirección que estás configurando.
• Archivar los mensajes entrantes: Si lo marcas, no verás qué mensajes te entran, por defecto se archivarán (no se eliminan, se pueden buscar y encontrar). No es recomendable pero sirve para configurar por ejemplo con un mail como no-reply@dominio y en caso de ser necesario poder recuperar información.

Al darle a «Añadir cuenta» nos saldrá la siguiente pantalla:

4. Configurar enviar mensajes con el correo corporativo desde Gmail

Si en la ventana anterior dejamos la opción Sí y clicamos en Siguiente.

O si en el menú de Cuentas e importación clicamos en «Añadir otra dirección de correo electrónico» (como se ve a continuación), se nos desplegará otra ventana amarilla parecida a las anteriores.

Escoger el correo corporativo con el cual vamos a mandar correos electrónicos desde Gmail

En la primera pantalla que nos aparece nos preguntará el correo electrónico desde el cual queremos poder escribir usando Gmail. Si venías de haber configurado POP3, ya se autocompletará con la dirección que venías configurando.

Añadiremos el nombre que tendrá el correo electrónico. Cuando envíes un mensaje desde esta cuenta, este nombre será el remitente también.

Se recomienda dejar marcada la casilla «Tratarlo como un alias» que hará que todos los mails lleguen a la bandeja principal de tu Gmail como si tu cuenta corporativa y tu Gmail personal fueran la misma cuenta.

Se puede especificar que al responder se responda desde otro correo electrónico, es una opción avanzada, para este tutorial lo dejamos sin tocar y clicamos en Siguiente paso.

Escribir los datos de configuración del punto 1

Recubriremos ahora las casillas de la ventana que acaba de aparecer con los datos de configuración del punto 1.

Los datos a añadir serán:

• Servidor SMTP: es el de la configuración, que en la mayor parte de los casos será mail. seguido de tu dominio.
• Nombre de usuario: el correo electrónico completo.
• Contraseña: la que elegimos en la configuración inicial.
• Puerto: El que se ve en la imagen de datos que vimos en el punto 1, 465.
• Elección del tipo de conexión: Cuando escribas el puerto a 465, automáticamente se cambiará a como sale en la captura, SSL recomendado.

Lo dejamos tal cual como en la foto y le damos a Añadir cuenta.

Mensaje de verificación

Tras añadir la cuenta te saldrá la siguiente ventana, en la que se pide un número de verificación.

Para ver este código de verificación debemos esperar a que nos llegue el correo electrónico de Gmail, si ya hemos configurado el paso 3, llegará a nuestro Gmail directamente y tardará hasta una hora en llegar.

Si quieres acelerar el proceso de recepción de un correo electrónico que ya sabes que te lo han mandado pero aún no te ha llegado, puedes hacer lo siguiente:

1. Dirígete a las opciones de «Cuentas e importación«.
2. Baja hasta la sección «Consultar el Correo de otras cuentas«.
3. En la cuenta que configuramos en el punto 3, clica en «Comprobar si tengo correo ahora«

En pocos segundos recibirás todos los correos que Gmail aún no te ha servido, que se hayan esperando en el servidor.

Gmail puede tardar hasta 1 hora en hacer una petición de recuperación de mensajes, nunca he visto que tardara más de una hora.

Una vez recibido el correo con el código, lo copiamos, lo pegamos en la casilla de verificación y ya estaría.

5. Configuración completada

La ventana desaparecerá y ya puedes recibir y enviar mensajes desde tu cuenta corporativa utilizando sólo Gmail.

Recepción de correos desde tu email corporativo

Tras la configuración realizada la recepción será automática, pudiendo retrasarse hasta una hora desde que el mail llega al servidor hasta que Gmail decide realizar la petición para traerlo a tu Gmail.

Podemos forzarlo como se explica al final del punto 4.

Envío de mensajes desde el email corporativo

Para enviar mensajes desde el correo corporativo solo tenemos que seleccionarlo cuando escribamos un nuevo correo.

Clicamos sobre la dirección de gmail y se desplegarán los correos disponibles.

Poner la cuenta corporativa como predeterminada

Para elegir que siempre se envíen los correos desde la cuenta corporativa, y que los correos recibidos desde otras cuentas se respondan por defecto desde esas otras cuentas, debemos seguir el siguiente proceso:

1. Dirígete a las opciones de «Cuentas e importación«.
2. Navega hasta la sección «Enviar como«.
3. En la cuenta que queremos como predeterminada, clica en donde indica la flecha 1, «establecer como predeterminada«.
4. En donde indica la flecha 2, seleccionar «Responder desde la misma dirección a la que se ha enviado el mensaje«.

Cuenta corporativa de correo electrónico, lista

Ya está hecho todo lo que necesitas.

Muchas gracias por consultar con este tutorial, espero que te haya servido.

Si tienes alguna duda o comentario puedes escribir aquí abajo.